Wywiad z odchodzącym pracownikiem to ostatni moment na zrobienie dobrego wrażenia. I nie musi to być tylko slogan. Dobrze wykorzystane, daje szansę na zagospodarowanie emocji odchodzącego pracownika, pozytywne przeformułowanie słabszych doświadczeń, zwrócenie uwagi na jego potencjał, zbudowane zasoby po obu stronach i tym samym, na uruchomienie pozytywnej percepcji, która przekłada się na employer branding w dłuższej perspektywie (o tym w osobnym poście).
Z punktu widzenia konsultanta strategicznego ta exit interview to jeden z najważniejszych narzędzi HR i tym samym źródło bezcennych informacji. Niestety, jego potencjał najczęściej bywa niedostatecznie wykorzystany. To wcale nie dlatego, że nie mamy odpowiednich narzędzi czy zasobów do jego przeprowadzenia. Co w takim razie zrobić aby był bardziej efektywny?
Proponuję Wam więc mały zabieg… Pomyślcie przez chwilę o swoim exit interview (EI), co byłoby gdyby podejść do niego jak do JEDYNEGO I WYŁĄCZNEGO źródła informacji na którym musisz oprzeć strategię personalną w przyszłym roku. Uśmiechasz się pod nosem, że to bez sensu? To dobrze, tym bardziej powinieneś czytać ten tekst dalej!
Zaczynamy exit interview? Za każde stwierdzenie na TAK dodaj sobie jeden punkt.
Jeśli exit interview jest jedynym źródłem informacji to:
- Chcę poznać prawdziwe przyczyny rezygnacji z pracy, więc stosuję bardzo czułą kafeterię z możliwością zaznaczenie więcej niż jednej opcji odpowiedzi. Nie stosuję ogólnych stwierdzeń do wyboru takich jak lepsza oferta pracy, powody osobiste, brak możliwości rozwoju bez wyjaśnienia co to znaczy dla odchodzącego pracownika. Jeśli ktoś przepracował z nami kilka lat (a więc oddal część swojego życia firmie) to jego decyzja nigdy nie jest jednoczynnikowa, zawsze pewnie jest jakiś ostateczny impuls, argument, ale na przekonywanie siebie do zmiany raczej jest ważeniem różnych elementów za i przeciw, i warto je znać.
- Korzystam z okazji eksploracji dodatkowych obszarów w oczach kogoś kto zna organizację od podszewki – przyczyna odejść to tylko jedna z nich, choć najważniejsza. Ważna jest dla mnie też ocena przełożonego, przejrzystość i efektywność działania procedur, ocena wsparcia zespołu czy motywującą rolę systemu wynagrodzeń.
- To także świetny moment aby podpytać o rynek i konkurencję – nawet jeśli ktoś został wyciągnięty przez HH to badam jego świadomość rynku w tym momencie kiedy zdecydował się przyjąć ofertę.
- Pytam o to komu odchodzący pracownik poleciłby firmę i dla kogo jego zdaniem jest ta praca. Nie tylko pod kątem oferty wynagrodzenia czy kompetencji, ale także pod kątem możliwości rozwoju, stylu współpracy, kultury zarządzania.
- Nie waham się pytać o to gdzie szukać takich jak on– jeśli ktoś właśnie zmienił pracę w określony sposób, to jest to zapewne efektywny kanał poszukiwań 🙂
- Dbam o komfort odchodzącego pracownika (a technicznie o redukcję lęku, która zmniejsza rzetelność pomiaru). Dlatego przeprowadzam exit interview po rozstaniu. Jak już nasz były pracownik ochłonie i na zimno np. po 2 tygodniach może spojrzeć na swoje doświadczenie.
- Również z powodów rzetelności stosuję dobrze skrojoną ankietą online, pozwalającą na anonimowość i systematyczne zbieranie wyników. Jeśli stosuję pytania otwarte (zwłaszcza przy dużym rozproszeniu organizacji) mam jednoznaczny system kodowania odpowiedzi i robienia zbiorczych podsumowań.
- Jeśli exit interview prowadzę w rozmowie bezpośredniej stosuję ujednolicone narzędzie pozwalające na zbiorcze roczne podsumowanie rozmów. Dbam aby prowadziła je osoba, która nie wzbudza emocji lub potrafi z nimi pracować. I nie chodzi tu o negatywne emocje rozczarowania. Często przełożony z wyrzutami sumienia potrafią sprawić, że nawet wkurzony pracownik nie będzie obiektywny.
- Dbam o formę pytań, aby były pracownik nie czuł się, że to co powie jest dla kogoś obciążające, że robi komuś krzywdę – warto zmienić formę na „zależy nam na ulepszeniu miejsca pracy; wciel się w rolę eksperta; gdybyś był swoim szefem/prezesem to co byś zmienił”.
- Stosuję dobrą metryczkę – jeśli nie mam identyfikacji przypisanej z automatu, bo np. jest to system zupełnie anonimowy, to warto zapytać o takie rzeczy jak długość stażu, poziom stanowiska, zaszeregowanie, departament. Bez tego po prostu nie da się robić podsumowań i wyciągnąć strategicznych wniosków. Jeśli mogę, łączę dane z exit interview z system zarządzania efektywnością pracowników. Tak, wiemy, że to wciąż jeszcze bardzo trudne, ale da się.
To jak? Wyszło Wam 10 na 10? Gratulacje Pamiętajcie, że to było tylko ćwiczenie mentalne – nie polecamy ustawiania strategii wyłącznie na tym jednym źródle informacji.
Za cenne refleksje dziękuję studentom I edycji studiów podyplomowych z employer branding na ALK (www.studiaeb.pl)
Autor: Barbara Zych, CEO Employer Branding Institute